10 formas de reducir costes en tu empresa a través de la automatización

A medida que surgen nuevos modelos de negocio, las inversiones en transformación digital siguen aumentando. Las organizaciones se han dado cuenta de que ya no pueden confiar en las formas tradicionales de hacer negocios, pues se están quedando obsoletas. Por ello, están recurriendo a la tecnología para seguir siendo competitivas.

La situación económica actual también está haciendo que las empresas se aprieten el cinturón y busquen nuevos métodos para reducir costes, pero sin poner en peligro la calidad de sus productos o servicios. La automatización de procesos es uno de los grandes avances tecnológicos que va a ayudar a las empresas a conseguir mejores números en el mayor número de áreas posibles. ¡Te contamos cómo!

¿Por qué las empresas deben usar tecnología para reducir costes?

Las ventajas empresariales al automatizar procesos a través de soluciones tecnológicas son muy numerosas. Las más importantes son:

Optimización del tiempo de los empleados

Uno de los beneficios principales de la automatización es que se encarga de las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como la introducción de información en bases de datos o la facturación.

Esto se traduce en que muchos trabajadores se vean abrumados ante estas tareas y desmotivados a la hora de desempeñarlas. Por ello, la automatización les da la oportunidad de centrarse en tareas más importantes y atractivas.

Aceleración de los procesos

Acelerar los procesos se ve directamente reflejado en la reducción de los costes. A primera vista puede parecer una cifra pequeña, pero, cuando se ve reflejada una reducción del 250% por factura (según NextProcess), el ahorro es realmente considerable.

Cuanto menos tiempo se dedique a un proceso determinado, menos impacto tendrá en la cuenta de resultados.

Obtener datos más precisos

Si no se cuenta con una visión precisa del estado de las finanzas de una empresa, no se pueden tomar decisiones financieras sólidas de cara al futuro.

La automatización funciona de forma mucho más rápida y mantiene registros de cada proyecto, factura, informe, etc. Esto se traduce en un acceso instantáneo a los datos más precisos disponibles, lo que permite realizar previsiones financieras más precisas y gestionar los proyectos de capital de forma eficaz.

Aumento de la movilidad y la eficiencia

En muchos sectores, los empleados realizan sus tareas desde la oficina. Uno de los motivos es porque, para completar ciertas tareas de forma manual, necesitan una máquina específica. Sin embargo, con la automatización, esto cambia.

Muy en línea con el primer punto, ahora los empleados ya no tienen que realizar las tareas de forma manual, lo que les permite trabajar desde donde tenga más sentido y acceder a la información que necesiten desde cualquier lugar y/o dispositivo.

Además, los clientes buscan soluciones rápidas, y ser capaz de terminar un proyecto de una forma más eficiente se traduce en mayores beneficios para tu empresa.

Mejor experiencia del cliente

La automatización es también sinónimo de flexibilidad a la hora de trabajar con los clientes. Estos procesos abren la puerta a una mayor participación con los clientes y a llevar una comunicación más clara y directa.

Cómo la automatización reduce costes

Hemos enumerado las ventajas de cómo la automatización puede repercutir positivamente en tu negocio, así como ayudarte a reducir costes. Pero ahora toca analizar de qué forma puedes implementarlo en tu empresa.

1. Envío de actualizaciones automáticas: es una de las mejores formas para mantener a los clientes involucrados y que la comunicación sea más fluida. Además, se pueden programar de la forma que mejor se adapte a las necesidades de cada caso.
2. Software online: muchas empresas utilizan plataformas online como software de contabilidad, informes analíticos, etc. Esto facilita que los trabajadores encuentren la información que necesiten desde cualquier lugar y sin perder tiempo.
3. Funciones de información adicional: muchos sistemas tienen funciones de información integradas en los procesos automatizados, lo que facilita que este programa cree informes que le permitan hacer un seguimiento de los plazos del proyecto, de la contabilidad o de cualquier tipo de información.
4. Capacidades de revisión: si se añaden revisiones en cada punto de control, podrás tener una oportunidad mayor de éxito, pues contarás con más herramientas para encontrar dónde se han producido fallos y corregirlos en el futuro.
5. Crear indicadores: es una de las herramientas más útiles, ya que, si un proyecto se pasa del tiempo o los números no coinciden con la cifra adecuada, se te notificará el error a través de una alerta. Se evitan así dos errores, los humanos y los del sistema.
6. Portales de clientes incorporados: esto permite a los clientes entrar directamente y hacer aportaciones a través de foros de discusión o añadir los archivos o comentarios necesarios para la realización de un proyecto.
7. Transformar el back office: las soluciones automatizadas aplicadas a las cuentas aprovechan la IA y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para sustituir las tareas manuales de procesamiento y pago de facturas. Así, se puede tener visibilidad en tiempo real del estado de los pagos y gestionar mejor el flujo de estos y la toma de decisiones importantes.
8. Chatbots: estos bots de respuesta automatizada son uno de los grandes aliados para la web de una empresa, sea del sector que sea. Permiten dar servicio 24/7, captar leads, optimizar el equipo humano y mejorar la imagen de marca, entre otras muchas posibilidades.
9. Aplicaciones móviles: con los smartphones tan presentes en nuestra vida laboral y personal, conseguir lo que se necesita está a solo un clic mediante una app. El control del tiempo y procesos puede actualizarse fácilmente a través del móvil, lo que las convierte en la mejor alternativa del tradicional lápiz y papel.
10. Paredes de colocación inteligentes: especialmente dirigido al sector retail y manufacturing, es una forma muy eficaz de reducir la manipulación, al procesar pedidos que requieren la recogida, embalaje y envío de artículos.

Reducción de costos de una empresa gracias a la tecnología

La automatización y la tecnología son claves para ayudar a las empresas a optimizar sus procesos, la productividad de sus empleados, su inventario y su información relevante.

Al aumentar la productividad de tu empresa, te deshaces de las actividades que no aportan valor, reduces los errores y aumentas la velocidad de las operaciones. Este cambio se traduce en impacto positivo para las compañías, que se enfrentan cada día a servir a clientes más exigentes, que esperan precios competitivos y plazos de entrega más ágiles.

Además de enfrentarse a este reto de aumentar la exigencia del servicio, las empresas también se están encontrando con un reto económico aún mayor: el aumento de los costes laborales, la elevada rotación de personal, el incremento de los costes de los alquileres y la electricidad, los requisitos de seguridad, etc.

La optimización de los procesos es un arma clave para afrontar estos retos. Sin embargo, con el fin de aprovechar esta oportunidad, se debe saber cómo y cuándo aplicarlos. En Plain Concepts te ayudamos a descubrir qué solución se adapta mejor a tu caso y cómo puedes mejorar tu productividad mientras reduces costes.