¿Qué es Microsoft Power Automate? ¿Y Microsoft Flow?

Power Automate… Microsoft Flow… nos han llegado muchas dudas sobre estos nombres tremendamente relacionados. Puede que hayas estado investigando y ahora te encuentres más perdido que antes. ¿Te preguntas cuáles son sus diferencias? Son realmente la misma herramienta? ¿Para que sirven? En esta entrada de contamos todo lo que debes saber de Power Automate (y por defecto, de Microsoft Flow).

¿Qué es Power Automate?

Power Automate es un nuevo sistema empresarial de Microsoft que permite integrar y sincronizar todo nuestro análisis de datos y aplicaciones de forma automatizada, con el objetivo de aumentar la productividad y la eficiencia empresarial.

Este servicio online, además de automatizar procesos y tareas de una forma sencilla e intuitiva, también permite disponer de un flujo funcional sin la necesidad de desarrollar código (o con un código mínimo). Power Automate permite conectar dos o más aplicaciones (ya sean de Office 365 o de terceros) y realizar acciones que automaticen los procesos empresariales más rutinarios.

Algunas de las funciones de esta herramienta son mover datos entre sistemas, enviar recordatorios sobre tareas, compatibilidad con datos procedentes de cualquier API, automatizar tareas de un dispositivo local…

Microsoft Flow vs. Power Automate

Microsoft Flow era una herramienta de Office 365 enfocada en mejorar la productividad de los trabajadores mediante la automatización de múltiples tareas mediante la combinación de diferentes servicios y aplicaciones en la nube. La creación de estos flujos de trabajo automatizados ofrecía la posibilidad de obtener notificaciones, sincronizar archivos, recopilar datos…

Finalmente, Microsoft decidió renombrar esa herramienta e incluirla dentro de Power Platform, pasando a formar parte de la estructura de Microsoft Power Automate.

¿Cómo usar Microsoft Power Automate?

Empezar a usar Power Automate es muy sencillo, solo necesitas una dirección de correo electrónico y un navegador web. El primer paso es registrarse gratis y ya estaría listo para comenzar.

La aplicación viene con plantillas listas para usar y recomendaciones sobre qué aplicaciones se pueden vincular. La navegación es muy intuitiva, lo que hace que sea perfecta para usuarios con poca experiencia o pocos conocimientos de programación.

A partir de ahí puedes crear un flujo que coja los datos de un cliente potencial y transferirlos a Dynamics, capturar tweets con unos determinados parámetros y retuitearlos de forma automática, guardar datos adjuntos de documentos en correos electrónicos en OneDrive o SharePoint, recibir notificaciones en tu dispositivo móvil… La lista es interminable.

Conectores Power Automate

Otra de las grandes ventajas de Power Automate es la integración total con otros servicios de Microsoft o de terceros. Los conectores son los encargados de facilitar esto y es que la herramienta cuenta con casi 300 conectores predefinidos, entre los que destacan Sharepoint, Outlook, Mailchimp, GitHub, Dropbox, YouTube, WordPress…

Esta lista está en constante crecimiento y nos permite trabajar con datos en la nube u on-premise. Además, si ninguno de estos conectores se adapta a nuestras necesidades, podemos crear uno personalizado.

Para entenderlos mejor, debemos tener claros tres términos:

Desencadenadores (triggers):

Son los que inician el flujo de trabajo. Puede ser un email nuevo, cuando se guarde un nuevo documento o un vídeo nuevo en tu canal de YouTube. Cada conector tiene al menos un desencadenador.

Acciones

Cuando ya se ha iniciado el proceso, debemos definir cuáles son las acciones que debe realizar. Por ejemplo, subir un archivo a OneDrive, comenzar un proceso de aprobación, cuando nos llegue un correo de una persona concreta… Cada flujo tiene una o más acciones.

Conexiones

El tercer elemento se refiere a cuando queramos conectar dos aplicaciones, pues la herramienta nos pedirá las credenciales de cada aplicación que queramos conectar. Estas están cifradas con seguridad Microsoft y pueden borrarse de forma sencilla cuando queramos.

Para qué sirve Microsoft Power Automate

Aumentar la productividad

Puedes crear flujos de trabajo que ahorren tiempo, desde tareas individuales, hasta sistemas de gran escala. Todo ello con una integración perfecta mediante cientos de conectores predefinidos.

Automatización más rápida y segura

Tienes la posibilidad de habilitar a todos los usuarios que consideres para crear flujos de trabajo seguros gracias a una experiencia guiada con apenas programación. Esto facilita la automatización de procesos robóticos (RPA).

Flujos de trabajo inteligentes

Ya puedes automatizar tareas manuales que te quitan mucho tiempo gracias a las posibilidades que te ofrece la Inteligencia Artificial. Esto hace que puedas tener más tiempo para centrarte en otras tareas estratégicas y que requieran mayor inversión.

Tutorial Power Automate

Te dejamos nuestro webinar «Planner & Power Automate. Automatiza tus tareas» para que conozcas más a fondo estas dos herramientas que te ayudarán a mejorar la productividad en tu empresa.