Plataformas y tecnologías digitales para la gestión y administración de la empresa

La digitalización ha hecho que las empresas alcancen nuevos mercados con mayor facilidad, descubran nuevas oportunidades de negocio o ejecuten nuevos procesos que les permiten ahorrar costes. Todo ello no sería posible sin plataformas y tecnologías que les facilitan tareas, desde la búsqueda de financiación hasta la automatización de tareas repetitivas.

En este artículo vamos a repasar cómo las plataformas y tecnologías hacen más fácil el día a día de la gestión y administración de una empresa.

Herramientas para automatizar procesos en una empresa

Automatizar tareas repetitivas y mecánicas en una empresa contribuye a que los empleados se dediquen a otras tareas más creativas. Con ello, además, la compañía es más productiva, ahorra costes y elimina posibles errores humanos.

Las herramientas para crear automatizaciones alcanzan muy diversos ámbitos:

• Chatbots para mecanizar la atención al cliente con una serie de preguntas y respuestas prefijadas.
• Redes sociales que envíen publicaciones programadas o personalizadas según las interacciones de los usuarios.
• Contabilidad y administración de facturas, nóminas, cobros u órdenes de venta.
• Gestión de toda la cadena comercial, desde los proveedores hasta el inventario sin olvidar las posibles devoluciones.

Algunas plataformas tecnológicas permiten en su seno automatizar estas u otras tareas, además de ofrecer un análisis que permita comprobar si la automatización funciona o si hay que realizar cambios.

Para automatizar tareas, no es necesario tener grandes conocimientos informáticos: las herramientas ‘low-code’ ayudan a que los empleados que desconozcan los entresijos del código creen utilidades para tareas manuales como programar post en redes sociales o responder correos electrónicos.

Un ejemplo de ello es Power Automate, una herramienta de Microsoft que integra aplicaciones con análisis de datos para que las compañías sean más productivas. Cualquier empleado, hasta sin conocimientos de código, puede crear automatizaciones gracias a sus flujos y conectores y desde móvil, escritorio o Microsoft Teams.

Otras herramientas más específicas para automatizar procesos son los gestores de redes sociales como Hootsuite o la curación de contenido enriquecida con aprendizaje automático de Quuu.

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CRM y ERP

Los CRM son gestores de relaciones con el cliente (‘customer relationship management’ en inglés). En estas herramientas digitales se reúne información sobre los clientes como datos personales, compras que han realizado o gustos, con el objetivo de que ayuden en la atención al cliente o en campañas de marketing. Así, con esta aplicación empresarial se agilizan digitalmente los procesos relacionados con el departamento de Ventas.

Los ERP son otra aplicación empresarial; en este caso, de planificación de recursos empresariales (‘enterprise resource planning’ en inglés) para administrar tareas del día a día como la contabilidad, los proyectos o la cadena de suministro. Con estas plataformas se pueden interconectar los departamentos; por ejemplo, para que el departamento de Recursos Humanos envíe una factura a los compañeros de Administración.

Tecnologías para financiación de una empresa

¿Por qué usar la tecnología para encontrar financiación de una empresa? Una base de datos o un buscador ayudan a encontrar los inversores adecuados, o incluso los pagadores de los gastos del día a día. En este último sentido, una forma de buscar financiación es el factoring, un procedimiento de financiación a corto plazo para que la empresa pague nóminas, proveedores, materiales… Según la Asociación Española de Factoring (AEF), este sector y el de confirming (una forma de administrar los pagos de una compañía) crecieron en 2021 un 9,38%.

Para que las empresas accedan más fácilmente a esta vía de financiación, Plain Concepts ha desarrollado Hélix, una herramienta en la nube que facilita seguridad jurídica y técnica para llegar a herramientas de financiación. Desde esta plataforma centralizada se administran operaciones de riesgo con clientes (para las que se pueden contratar seguros de crédito) y se busca financiación vía factoring. Con el fin de ofrecer el mejor servicio, Hélix se sirve de algoritmos predictivos y datos históricos de pagos de los acreedores.

Otras formas de buscar financiación son bases de datos online, destinadas a la financiación de start-ups, pero también a la búsqueda de capitalistas de riesgo u otras especializaciones, según las necesidades de nuestras empresas. El servicio ofrece información sobre inversiones anteriores y noticias corporativas, para que tomes una decisión. El ejemplo más representativo es Crunchbase.

Gestión del big data en empresas

El big data se ha vuelto imprescindible para diseñar los próximos pasos de las empresas. Gracias a él se redireccionan estrategias corporativas, se descubren nuevos modelos de negocio o se conoce mejor a clientes y consumidores.

Con el fin de alcanzar estos objetivos, hay que tratar los datos que cada día generan las compañías y enriquecerlos con fuentes externas. En ese sentido, la ingesta, almacenamiento y tratamiento de los datos se ha vuelto más sencilla gracias a las herramientas que digitalizan todo el proceso y aportan análisis que ahorran tiempo y costes a los trabajadores.

Plataformas como Sidra se basan en Data Lake (repositorio de datos en crudo y no unificados vinculables a un cuadro corporativo en el futuro si es necesario) para gestionar todos estos datos en el servicio de la nube Azure. Además, en ella se pueden agrupar los datos de la empresa para que no estén diseminados en diferentes espacios.

La nube

Trabajar documentos de texto en paralelo y a distancia, almacenar o transmitir vídeo, guardar archivos de mucho peso… El cloud computing nos ha permitido nuevas formas colaborativas de trabajar y olvidarnos de métodos de almacenamiento tradicionales como los CD o los pen drives.

Asimismo, la nube es un lugar idóneo para alojar aplicaciones que se ejecutan más rápido, lo que la convierte en un entorno ideal para probarlas. No hace falta pagar por servidores o softwares para hacerlo: la infraestructura ya está ‘encima de nosotros’.

Una empresa puede contar con su propia arquitectura cloud, en una nube privada, o guardar sus recursos en una nube pública, como Azure, Amazon Web Services (AWS) o Google Cloud Platform (GCP). También puede optar por una nube híbrida e interconectada.

A todas estas ventajas se suma la naturaleza escalable de la nube, que hace aún más atractiva esta tecnología para los procesos internos de una empresa. Las contrataciones de nube se pueden ampliar o reducir, según las necesidades de cada momento. En definitiva, se paga por el alojamiento que se usa, lo que facilita controlar los costes.

¿Quieres saber más sobre estas herramientas?

En Plain Concepts trabajamos todos los días con estas herramientas para hacer más fácil el día a día de numerosas empresas que buscan en la digitalización una forma de agilizar procesos, ahorrar costes o encontrar nuevas formas de negocio. Podemos crear aplicaciones novedosas como Hélix o aliarnos contigo para solucionar tus inquietudes. Escríbenos para empezar a colaborar.