Implementamos Microsoft Teams en las escuelas e institutos públicos de la Comunidad de Madrid

Microsoft Teams en la educación | Caso de estudio

Tras la situación de confinamiento global y estado de emergencia decretado en España debido a la propagación del COVID, desde Plain Concepts trabajamos en equipar a los centros públicos de la Comunidad Autónoma de Madrid con la herramienta Microsoft Teams, permitiendo a profesores y alumnos mantener la línea de enseñanza educativa a través de clases en remoto.

Para alcanzar este objetivo, fue necesario desplegar un entorno para 670.000 alumnos y 40.000 profesores que necesitaban utilizar soluciones colaborativas de Microsoft para la realización de las clases y tutorías de forma casi inmediata.

Beneficios de usar Microsoft Teams en la educación

El gran reto fue conseguir desplegar este entorno en el menor tiempo posible: gracias a nuestros desarrollos logramos implantarlo en menos de una semana, sin este desarrollo se hubiera tardado más de un mes, inviable para la necesidad del cliente. Logramos desplegar el entorno en un 400% más rápido, lo que permitió una gran rapidez de puesta en funcionamiento. Además, con la continua depuración que íbamos haciendo de los scripts, se llegó a una tasa de fallo en creación de cuentas y asignación de clases de un 0.007%.

Implementación Microsoft Teams | Scripts

Hemos desarrollado numerosos scripts que han permitido desplegar toda la infraestructura un 400% más rápido que las herramientas habituales. El entorno congrega a más de 700.000 usuarios de Microsoft 365 divididos por clases (grupos de Teams según cada tipo clase) en los que los usuarios pueden comunicarse y realizar tareas colaborativas.

A continuación, indicamos el procedimiento simplificado seguido:

• Alta de Usuarios en Azure AD.
• Alta de clases (grupos de teams)
• Asignación de cada uno de los Usuarios a las clases.
• Envío de credenciales de acceso y configuración del entorno (Teams, Exchange…)
• Elaboración de un entorno de recogida y tratamiento de incidencias con Forms, Flow y Power App.

PowerShell

A través del uso de powershell, hemos podido automatizar todos los procesos con poca carga administrativa en unos tiempos óptimos.

Lo primero que hicimos fue crear una solución con PowerShell para poder procesar la información enviada por la Comunidad de Madrid correspondiente a centros, alumnos y profesores, de forma automatizada logramos:

• Dar de alta cada usuario y licencia en menos de 1 segundo
• Dar de alta una clase en 4 segundos
• Asignar un usuario a su clase o grupo de Teams con sus permisos correspondientes en 0.5 segundos

En total se ha logrado dar de alta en el sistema 6 segundos por usuario, detectando diferentes roles: profesores o alumnos.

A petición de la Comunidad de Madrid, también automatizamos el proceso de forma que priorizara primero la carga de los institutos que eran los que más urgía comenzar con las clases en remoto.

Con el objetivo de acelerar el proceso que se veía frecuentemente interrumpido por el sistema de protección de Throttling de los servidores de Microsoft, lo que hicimos fue desarrollar otra automatización que detectaba cuando nuestro script había sido bloqueado por seguridad, parando nuestra atomización durante 6 minutos, tiempo que el sistema nos bloqueaba la automatización, evitando errores en la carga.

“Debido al Covid-19 y la imposibilidad de los alumnos de acudir a los centros educativos, el desarrollo realizado por Plain Concepts de esta nueva infraestructura ha facilitado disponer de las herramientas necesarias para continuar con la actividad docente” David Cervera, Subdirector General de Programas de Innovación y Formación, Consejería de Educación y Juventud de la CAM

Para poder enviar las credenciales a los usuarios dados de alta, tuvimos que crear un servidor SMTP en un IS desde el cuál enviábamos las credenciales en correos a los alumnos y profesores de los distintos centros de la Comunidad de Madrid con otro script de PowerShell.

Además, desarrollamos un sistema de ticketing para la gestión y control de incidencias con Microsoft Forms, Flow y Power Apps. De modo que los alumnos y profesores que habían tenido fallos al darse de alta en el sistema podían reportar la incidencia. Automatizamos el proceso de resolución de incidencias de forma que pudimos procesar hasta 1.000 peticiones al día cuando de forma manual como mucho podíamos gestionar 50, optimizando el proceso en un 2.000%.

Los scripts que se han generado para realizar todo el proceso de alta de usuarios y clases son extensibles a cualquier cliente, ya que utilizan los módulos de conexión a Azure y Microsoft Teams.