Intranet corporativa: Qué es y por qué necesitas una
Una de las piezas clave dentro de una empresa es tener un buen control sobre la gestión de sus tareas y la organización interna. Muchas veces, la falta de eficiencia en una estructura interna correcta entorpece la comunicación entre departamentos o ralentiza los procesos.
Aquí es donde entra en escena el desarrollo de una intranet que ayude a mejorar la organización de nuestra empresa. A continuación, analizamos qué es una intranet corporativa, sus ventajas y por qué te va a ser tan útil.
¿Qué es una intranet corporativa?
Una intranet es un sitio web interno y de uso exclusivo para el personal de una empresa, que se apoya en un hardware y un software. Se puede alojar en un servidor físico, pero, generalmente y con el modelo de trabajo híbrido más extendido, se encuentra en la nube.
La función principal de la intranet es organizar y poner a disposición de cada empleado la información que requiera para desempeñar correctamente sus funciones. Su objetivo es el de permitir la distribución efectiva de la información interna y la fluidez de la comunicación entre todas las partes.
Además, puede integrar características típicas de las redes sociales.
Beneficios de una intranet corporativa
La intranet aporta numerosas ventajas a una empresa y puede variar según los objetivos de esta. Algunas de las más importantes son:
- Ahorro de tiempo y costes: la información se localiza en un mismo lugar, lo que reduce en gran medida el tiempo de búsqueda de información, que puede invertirse en otras tareas más importantes.
- Mejora la comunicación: se centraliza en un único entorno, y la publicación de anuncios es más rápida y queda archivada. Todos los empleados acceden de forma simultánea o se filtran para que solo llegue a perfiles concretos.
- Facilita la colaboración entre empleados: al conectar a empleados de todos los departamentos, pueden colaborar de forma más eficiente y crear sinergias entre ellos.
- Mejora la seguridad: asegura que llegue la información a los grupos determinados que se necesiten en cada momento y se comparta entre estos. Así, se evita que empleados no autorizados accedan a datos que no les corresponde.
- No tiene limitaciones: tanto si hablamos de espacio o de tiempo, está disponible 24/7 y accesible desde cualquier lugar.
- Incrementa la productividad: al facilitar la búsqueda de información, se pierde menos tiempo en esas tareas. Pero, además, es muy interesante integrar un sistema de ‘vigilancia’ que sugiera información interesante para cada empleado, alertas sobre datos relevantes o boletines de información.
Para qué sirve una intranet en una empresa
La intranet puede considerarse como la primera red social interna, pues es un entorno para compartir y distribuir contenido de interés. Se ha convertido en una respuesta sólida a la necesidad de construir un punto único que albergue los distintos canales de información y procesos de una organización.
Permite realizar numerosas tareas:
- Construir páginas: contar con una herramienta para crear páginas es imprescindible para la comunicación estática, pues puede utilizarse para establecer el periodo de incorporación de nuevos empleados, registrar las jornadas, alojar activos de marca, etc.
- Encontrar personas en directorios: si hablamos de una empresa grande, es muy complicado que todos los empleados se conozcan, y encontrar a un compañero puede ser difícil. La intranet permite buscar por localización, puesto de trabajo, etc. También es aplicable a información, pues la búsqueda es una de las características más utilizadas.
- Compartir archivos: la intranet tiene su propio sistema para almacenar y compartir archivos, pero también es compatible con otras plataformas como OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc. Por tanto, es tremendamente útil, sea cual sea el medio que se use.
- Colaborar en archivos: siguiendo lo anterior, tener alojados los documentos en la nube es mucho más útil para que los trabajadores editen sobre documentos, hojas de cálculo, diapositivas o aplicaciones.
- Promueve el compromiso de la empresa: crear un sentimiento de pertenencia a una compañía y mantener a los empleados comprometidos es una tarea complicada, pero una herramienta como esta facilita la misión.
Desarrollo de intranet corporativa
A la hora de visualizar una intranet corporativa, muchas empresas piensan en un lugar desordenado, con documentos acumulados que nadie utiliza o información importante difícil de encontrar.
Nada más lejos de la realidad: las intranets corporativas han cambiado y evolucionado muchísimo durante los últimos años. Ahora puedes acceder a una plataforma de colaboración sofisticada que transforme la manera de trabajar en tu organización.
Si te estás planteando introducir una intranet, deberías pensar en 3 supuestos:
- ¿Necesito una herramienta que centralice mis archivos e información?
- ¿Necesito herramientas de comunicación como chats y mensajería instantánea?
- ¿Quieres promover la cultura empresarial, conectar a tu gente y aumentar el compromiso de los empleados?
Si todas las respuestas han sido afirmativas, claramente necesitas una intranet corporativa. Desde Plain Concepts nos encargamos de desarrollar el software y de diseñar una intranet acorde a tus demandas y necesidades.
