Claves para realizar una retrospectiva

“Mi equipo es perfecto, nunca cometemos errores”

Eso es lo que nos gustaría decir, pero la realidad es que como vivimos en constante cambio, no dejamos de cometer errores. Sin embargo, lo más importante es que siempre tratamos de no repetirlos y las retrospectivas nos ayudan a lograrlo.

Estas sesiones se dan en un ambiente ágil y de scrum, en las que todo el equipo se reúne y reflexiona sobre los últimos meses de trabajo y habla sobre lo que ha ido bien y lo que se podría mejorar. Las retrospectivas pueden ser útiles para cualquier equipo y no se limitan unicamente a los equipos de desarrollo de Scrum. Una retrospectiva es un concepto simple: tu equipo sale de su trabajo diario y reflexiona sobre lo que va bien y lo que no va tan bien dentro del equipo, con los proyectos o la empresa. La retroalimentación es posiblemente el recurso más importante para un diseñador.

Nuestro equipo de diseño está distribuido en diferentes ciudades: Madrid, Barcelona, Bilbao y Sevilla, pero creemos que es muy importante juntarnos todo el equipo y estar cara a cara para nuestras reuniones retrospectivas.

Claves para realizar una retrospectiva:

1. Fomentar la colaboración. Todos los miembros del equipo debemos participar ya que el objetivo principal de esta reunión es mejorar como equipo. Todos tenemos notas adhesivas para desglosar nuestras ideas en dos grupos: los que funcionan bien y los que no funcionan tan bien. Es importante mencionar los puntos de acción para mejorar las acciones que no funcionan tan bien.
2. Mirar hacia atrás. Hacemos una discusión abierta, recorremos la sala cada uno de los miembros del equipo explicando nuestros pensamientos e ideas. También reconocemos el éxito, aunque lo hacemos de una manera breve ya que no queremos que toda la reunión se centre en los logros de los individuos sino en los del equipo en su conjunto. Pensamos en lo que «queremos menos» para el próximo mes o «lo que faltó durante el último mes». Por ejemplo, las cosas que ralentizaron al equipo, las cosas que dificultaron la comunicación… Nunca es fácil hablar de sentimientos en el trabajo, pero los equipos que se comunican abiertamente suelen ser los más comprometidos.
3. No buscar culpables. No hacemos ataques personales o culpamos a una persona o rol específico. Somos humanos, todos cometemos errores, y a veces estos errores pueden ser perjudiciales para los esfuerzos del equipo. Sin embargo, consideramos algo fundamental construir una fuerte cultura de transparencia que enfocará los esfuerzos del equipo para mejorar el sentimiento de responsabilidad como el equipo que somos.
4. Las acciones hablan más fuerte que las palabras. Una vez que todos hemos hablado y expuesto nuestras ideas, creamos un plan de acción con prioridades, lo que para nosotros es el componente más importante de la retrospectiva. Esto nos da la oportunidad de probar una nueva técnica como un experimento para ver si ayudará a mejorar nuestro proceso. Una vez que se identifican los elementos de acción, el equipo se hace cargo y asigna una fecha de vencimiento a cada uno. Nos aseguramos de centrarnos en las acciones que pueden ser resueltas en uno o dos meses. Si sucede que no podemos hacerlo, dividimos un elemento grande en elementos de acción más pequeños. ¿Cuántos de vosotros tenéis o habéis tenido una larga lista de «mejoras»? La intención es realmente buena pero lo más importante, ¿funciona esto realmente? Priorizamos esas acciones más pequeñas y revisamos la lista y el progreso a lo largo del año. En la próxima retro, hacemos un seguimiento del plan de acción que hicimos y revisamos el resto de los elementos de esa lista predefinida que pueden no ajustarse a la nueva situación y a las nuevas prioridades del proceso.

Conclusión

Las retrospectivas tienen como objetivo principal reunir y renovar los procesos de equipo, reflexionando sobre el pasado para progresar en futuros proyectos. Esto las convierte en una metodología muy poderosa para las mejoras continuas.

Así que, ¿por qué no intentarlo?