Apps colaborativas: cómo facilitar el trabajo entre compañeros a bajo coste

Trabajar codo con codo, pero en la distancia de las pantallas. Es lo que permiten las aplicaciones o apps colaborativas, que se han popularizado con la pandemia. En tiempos que piden mayor flexibilidad laboral y conciliación, las apps para trabajar en equipo y a distancia mejoran la productividad y la satisfacción de los empleados. Al mismo tiempo, cuando las empresas buscan la optimización de los espacios de trabajo tradicionales, puede ser una forma de ahorrar costes operativos sin que afecte a los productos o servicios de la compañía.

Cómo elegir una app colaborativa

Las herramientas colaborativas son muy diferentes, y para elegir una de ellas hay que tener en cuenta el objetivo:

• Trabajo virtual. Las apps colaborativas de trabajo son un entorno en el que se pueden crear, editar y guardar documentos de forma conjunta en la nube, en tiempo real.
• Comunicación. Desde videollamadas a chats de equipo, cobraron mucha popularidad durante el confinamiento de 2020. En la actualidad, han hecho que disminuyan muchas reuniones presenciales, con el ahorro consiguiente en gastos de viajes. Esto ayuda no solo a las cuentas de la empresa, sino también a reducir emisiones de gases en el medioambiente.
• Tareas en equipo. Ante la distancia, existen soluciones web con las que visualizar el trabajo de cada persona, así como las labores pendientes por realizar. Estas utilidades también sirven para asignar encargados y comprobar su estatus (comenzado, en proceso, atascado…).

Hay herramientas colaborativas que integran soluciones de ambos campos. Así, por ejemplo y como veremos más adelante, una app de trabajo puede incluir una utilidad de videollamadas.

A continuación, hablaremos de algunas aplicaciones para trabajo colaborativo, para tareas en equipo y para proyectos colaborativos. Estas apps pueden encontrarse en formato móvil, web o escritorio, lo que demuestra una gran versatilidad y posibilidad de acceso en circunstancias muy diferentes.

Aplicaciones para trabajo colaborativo

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una de las apps de trabajo colaborativo con más fama en la actualidad. La interfaz está plenamente integrada con otros productos de Microsoft como Excel, Word, Power BI o Outlook.

Así, desde esta solución, los empleados se comunican entre sí a través de chats internos, videollamadas o canales, mientras operan de forma colaborativa sobre documentos de texto o presentaciones de diapositivas. También, pueden tener una reunión virtual con miembros de la corporación o externos, para lo que además cuentan con un calendario en el que agendar estas propuestas y otro tipo de tareas. De hecho, es posible unirse a una de estas videollamadas sin tener cuenta de Microsoft: basta con un enlace web para acceder.

Entre las herramientas más novedosas que incluye Teams se encuentran los componentes de Microsoft Loop para trabajar de forma sincronizada y colaborativa: listas de tareas, viñetas, tablas… También se pueden hacer videollamadas en las que se presenten hojas de cálculo de Excel, editables en directo por cualquiera de los miembros de la videollamada.

G-Suite

Google ofrece una solución similar: G-Suite. En ella se integran el correo electrónico de Gmail con la herramienta de videollamadas Google Meet, Calendar o la solución de almacenamiento Google Drive.

Gmail es uno de los servicios de e-mail más populares que existen, gracias también a la popularización de los teléfonos con Android, el sistema operativo móvil de Google. Al abrirse una cuenta, el usuario ya tiene acceso a estas herramientas, lo que hace que muchas personas quizá ya hayan trabajado con ella para subir, editar o compartir sus archivos personales.

Apps para tareas en equipo: cómo hacer proyectos colaborativos con éxito

En ocasiones, la app para trabajo en equipo que necesita una empresa es una app de gestión de tareas. En ella se encuentran los miembros del proyecto o del departamento; a cada uno de ellos se le asigna una tarea, que los demás visualizan con el fin de comprobar su estatus (para hacer, en proceso, terminada…). En esos tableros virtuales, también se puede aclarar la urgencia o la fecha límite de realización. Con todas estas ventajas, se obtiene una panorámica muy amplia de todo el proceso de un proyecto.

En definitiva, es trasladar a un entorno virtual y colaborativo las pizarras blancas de tareas, que se rellenaban (y se siguen rellenando) con pósits y rotuladores. En la inspiración de estas apps también se encuentran metodologías ágiles como Scrum. Algunas de estas apps recuerdan mucho en su diseño: los tableros de la aplicación Trello cuentan con listas a través de las cuales se pueden arrastrar las tarjetas con la información de las tareas, como si fueran pósits pegados y despegados.

Otra herramienta que transmite esa sensación de tableros y tarjetas removibles es Monday: en ambas se pueden asignar personas a las tareas, así como establecer deadlines o dividir la tarea en otras más pequeñas para ir marcando su evolución con el tiempo.

Por otro lado, dentro de la suite colaborativa de Microsoft 365 tenemos Planner, un organizador de equipos al estilo Trello o Monday, con columnas por las que se desplazan tarjetas. Mientras, Asana tiene un funcionamiento similar.

Otra app para proyectos colaborativos es Slack, desde donde se coordinan proyectos mediante equipos de trabajo que permiten mensajes de texto o llamadas. Además, esta herramienta se puede integrar con otras como OneDrive y Google Drive para trabajar con documentos almacenados en ella.

Apps colaborativas: cómo las diseñamos en Plain Concepts

En Plain Concepts hemos trabajado en aplicaciones muy variadas para facilitar el trabajo colaborativo y la planificación de los equipos.

Estas aplicaciones van más allá de la organización y desarrollo de proyectos. Por ejemplo, creamos una app de gestión de incidencias basada en Planner, mencionado previamente. Este gestor se encontraba integrado en Teams, lo que facilitaba a los empleados saltar de una herramienta a otra para charlar sobre la incidencia y después crear la nota.

Otra de nuestras aplicaciones de gestión de equipos es Smart Occupancy, que desde el final del confinamifento sirvió a las empresas que preparaban el regreso de los empleados a la oficina cumpliendo con las medidas de seguridad sanitarias. Con Smart Occupancy, se reservan espacios de trabajo en turnos completos o de mañana y tarde; y, mediante inteligencia artificial, se crean informes que permiten ver la ocupación de las salas (y con ello detectar un gran número de personas que chocaría con la prevención de riesgos sanitarios) o hacer cambios en las zonas para usarlas mejor.

En un mundo en el que muchos empleados deberán seguir operando juntos para sacar proyectos colaborativos, pero donde tanto se aprecia el teletrabajo y la digitalización de procesos, contar con herramientas colaborativas simplifica el trabajo y lo agiliza sin necesidad de un gasto desorbitado. Cuenta con nosotros para que consigas tus objetivos.